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Aktenstudium
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Eine dritte Möglichkeit der Situationserfassung stellt das Aktenstudium dar.
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Es ist eine Methode zur reflektierten und fokussierten Erfassung von
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Informationen aus schriftlichen Unterlagen. Dabei stützen sich
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Sozialarbeiterinnen auf schriftliche Notizen, Berichte, Gutachten, Protokolle,
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Hilfepläne, Einträge, Verfügungen etc., welche Professionelle aus der
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Sozialen Arbeit oder einer anderen Profession im Zusammenhang mit einer
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Hilfestellung für eine Klientin angelegt haben. In Organisationen der
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Sozialen Arbeit führen Professionelle in der Regel Akten über Klienten.
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Akten erfüllen eine bestimmte Funktion. Sie zeigen Entwicklungen über
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Klienten, halten Interventionen, Vereinbarungen mit ihnen fest sowie
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wichtigste Ereignisse, Problemkreise. Sie enthalten Daten über die
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Verlaufsgeschichte in der Organisation und bieten eine Grundlage für
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Analysen, Erklärungen, Entscheidungen für das weitere Vorgehen von
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Professionellen. Sie geben darüber Auskunft, welche Ziele anvisiert und
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erreicht und welche Entscheidungen gemeinsam getroffen oder verfügt
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wurden. Sie bilden den Nachweis der Legitimität des professionellen
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Handelns. Sie verweisen auf wichtigste Probleme und Themenstellungen
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und enthalten idealerweise Angaben zu Ressourcen wie auch die
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Perspektiven jeweils aller am Unterstützungsprozess Beteiligter u. a. m.
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Allerdings ist es für Akten charakteristisch, dass sie eine Form von
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Konstruktion sozialer Wirklichkeit durch Professionelle darstellen (vgl.
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Merchel 2004:23) und damit vornehmlich deren Sichtweise enthalten. Das
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kann dazu führen, dass jeweils nur einzelne Aspekte einer Person und Teile
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ihrer Biografie in einseitiger Weise erfasst werden. Akten fassen
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Ausschnitte aus der Realität zusammen, verdichten sie, reduzieren die
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Komplexität und selektionieren. Sie erfassen einzelne Facetten von einem
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Menschen, seiner Lebensgeschichte, Ausschnitte aus bestimmten
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Lebensbereichen und aus der Kooperation mit Professionellen der Sozialen
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Arbeit. Sie enthalten objektive Daten, subjektive Einschätzungen,
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Diagnosen, was zur hilfreichen Erklärung spezieller Verhaltensweisen und
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Situationen, aber auch zu einer einseitigen Fokussierung einzelner meist
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problematischer Aspekte führen kann, wenn sich Zuschreibungen nicht nur
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auf das Verhalten, sondern auf Menschen insgesamt beziehen (z. B. wird aus
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der Beschreibung: »Er hat die Sozialarbeiterin angelogen« die
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Zuschreibung: »Er ist ein Lügner«). Sie sind einerseits geprägt von der Logik
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der jeweiligen Organisation, bilden anderseits das Resultat der von den
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Professionellen bewerteten Koproduktion.
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Sozialpädagoginnen sollen sich beim Aktenstudium der komplexen
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Funktion und Eigenart der Akten bewusst sein. Sie sollen sich die
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Bedeutung der gewählten Akten erschließen im Wissen, dass Akten je in
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einem spezifischen Kontext zu einem ausgewählten Zeitpunkt mit einem
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bestimmten Zweck angelegt worden sind (z. B. Austrittsbericht für einen
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15-jährigen Jugendlichen aus einer stationären Einrichtung). Damit
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allfällige Bewertungen oder Einschätzungen nicht ungefragt übernommen
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werden, ist das Aktenstudium vorbereitet anzugehen. Dies kann dadurch
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geschehen, dass der Sozialarbeiter ein spezielles Frageraster entwickelt, mit
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dem die gewonnenen Informationen geordnet werden können. Zudem soll
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