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8.6
Aktenstudium
Eine dritte Möglichkeit der Situationserfassung stellt das Aktenstudium dar. Es ist eine Methode zur reflektierten und fokussierten Erfassung von Informationen aus schriftlichen Unterlagen. Dabei stützen sich Sozialarbeiterinnen auf schriftliche Notizen, Berichte, Gutachten, Protokolle, Hilfepläne, Einträge, Verfügungen etc., welche Professionelle aus der Sozialen Arbeit oder einer anderen Profession im Zusammenhang mit einer Hilfestellung für eine Klientin angelegt haben. In Organisationen der Sozialen Arbeit führen Professionelle in der Regel Akten über Klienten. Akten erfüllen eine bestimmte Funktion. Sie zeigen Entwicklungen über Klienten, halten Interventionen, Vereinbarungen mit ihnen fest sowie wichtigste Ereignisse, Problemkreise. Sie enthalten Daten über die Verlaufsgeschichte in der Organisation und bieten eine Grundlage für Analysen, Erklärungen, Entscheidungen für das weitere Vorgehen von Professionellen. Sie geben darüber Auskunft, welche Ziele anvisiert und erreicht und welche Entscheidungen gemeinsam getroffen oder verfügt wurden. Sie bilden den Nachweis der Legitimität des professionellen Handelns. Sie verweisen auf wichtigste Probleme und Themenstellungen und enthalten idealerweise Angaben zu Ressourcen wie auch die Perspektiven jeweils aller am Unterstützungsprozess Beteiligter u. a. m. Allerdings ist es für Akten charakteristisch, dass sie eine Form von Konstruktion sozialer Wirklichkeit durch Professionelle darstellen (vgl. Merchel 2004:23) und damit vornehmlich deren Sichtweise enthalten. Das kann dazu führen, dass jeweils nur einzelne Aspekte einer Person und Teile ihrer Biografie in einseitiger Weise erfasst werden. Akten fassen Ausschnitte aus der Realität zusammen, verdichten sie, reduzieren die Komplexität und selektionieren. Sie erfassen einzelne Facetten von einem Menschen, seiner Lebensgeschichte, Ausschnitte aus bestimmten Lebensbereichen und aus der Kooperation mit Professionellen der Sozialen Arbeit. Sie enthalten objektive Daten, subjektive Einschätzungen, Diagnosen, was zur hilfreichen Erklärung spezieller Verhaltensweisen und Situationen, aber auch zu einer einseitigen Fokussierung einzelner meist problematischer Aspekte führen kann, wenn sich Zuschreibungen nicht nur auf das Verhalten, sondern auf Menschen insgesamt beziehen (z. B. wird aus der Beschreibung: »Er hat die Sozialarbeiterin angelogen« die Zuschreibung: »Er ist ein Lügner«). Sie sind einerseits geprägt von der Logik der jeweiligen Organisation, bilden anderseits das Resultat der von den Professionellen bewerteten Koproduktion. Sozialpädagoginnen sollen sich beim Aktenstudium der komplexen Funktion und Eigenart der Akten bewusst sein. Sie sollen sich die Bedeutung der gewählten Akten erschließen im Wissen, dass Akten je in einem spezifischen Kontext zu einem ausgewählten Zeitpunkt mit einem bestimmten Zweck angelegt worden sind (z. B. Austrittsbericht für einen 15-jährigen Jugendlichen aus einer stationären Einrichtung). Damit allfällige Bewertungen oder Einschätzungen nicht ungefragt übernommen werden, ist das Aktenstudium vorbereitet anzugehen. Dies kann dadurch geschehen, dass der Sozialarbeiter ein spezielles Frageraster entwickelt, mit dem die gewonnenen Informationen geordnet werden können. Zudem soll