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Kapitel 8: Situationserfassung

Zusammenfassung

Das Kapitel 8 widmet sich dem ersten Schritt des Prozessmodells der Kooperativen Prozessgestaltung: der Situationserfassung. Dieser Schritt dient dazu, sich ein erstes, umfassendes Bild einer Fallsituation zu machen, relevante Informationen zu sammeln und die Aufträge zu klären. Es ist eine Phase der Öffnung, in der Informationen mit einer Haltung der Offenheit und Unvoreingenommenheit aufgenommen werden. Das Kapitel beschreibt detailliert die Aufgaben, das Vorgehen, methodische Hilfsmittel sowie die drei zentralen Erfassungsmethoden: Erkundungsgespräche, Beobachtung und Aktenstudium. Abschließend werden Reflexionskriterien und Evaluationsfragen für diesen Prozessschritt vorgestellt.

8.1 Aufträge und Auftragsklärung

Die Situationserfassung wird maßgeblich durch den Auftrag strukturiert, der den Anlass für den Unterstützungsprozess bildet (Hochuli Freund/Stotz 2021, P163). Es werden drei Arten von Aufträgen unterschieden:

• Auftrag der Sozialen Arbeit: Der übergeordnete Professionsauftrag, der auf soziale Gerechtigkeit, Integration und Autonomie abzielt (Hochuli Freund/Stotz 2021, P164).
• Organisationsauftrag: Konkretisiert den Professionsauftrag für eine spezifische Einrichtung. Er definiert Zielgruppen und wirkt als Filter für den Zugang von Klientinnen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P164).
• Klientenbezogener Auftrag: Spezifische Handlungsanweisungen und Erwartungen in einem konkreten Fall. Da oft mehrere Beteiligte (Klient, Behörde, Angehörige) unterschiedliche Erwartungen haben, spricht man von "klientenbezogenen Aufträgen" im Plural (Hochuli Freund/Stotz 2021, P164).

In Fällen mit unklaren oder widersprüchlichen Aufträgen dient die erste Phase der Auftragserklärung. Ziel ist es, Transparenz herzustellen, Erwartungen auszuhandeln und gegebenenfalls verdeckte (implizite) Aufträge aufzudecken (Hochuli Freund/Stotz 2021, P166). Auftragserklärung ist eine kontinuierliche Aufgabe im gesamten Prozess.

8.2 Aufgaben und Vorgehen

Die Hauptaufgabe besteht darin, relevante Informationen zu suchen, zu erfragen und zu dokumentieren.

Aufgaben

• Bestimmung des Realitätsausschnitts: Der Organisationsauftrag bestimmt, welche Informationen (räumlich und zeitlich) relevant sind. Nicht alles muss gewusst werden (Hochuli Freund/Stotz 2021, P168).
• Haltung der Offenheit: Informationen sollen mit wohlwollendem Interesse und Unvoreingenommenheit erfasst werden. Das Leitmotiv lautet: "So viel wie möglich sehen – so wenig wie möglich verstehen" (Meinhold 1987, zit. in Hochuli Freund/Stotz 2021, Zeile 1408-1409).
• Vermeidung schneller Bewertungen: Professionelles Handeln erfordert das "langsame Denken" (Kahneman), um automatisierte Stereotypisierungen zu hinterfragen und Fakten von Bewertungen zu trennen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P169).
• Unterscheidungen treffen:
  • Zwischen objektiven Daten und Geschichten/Erzählungen.
  • Zwischen Informationen zur Person/Verhalten und zur Lebenssituation/Lebenslage (soziale Dimension).
  • Ressourcenorientierung: Fokus auf das Positive und Gelingende, nicht nur auf Defizite (Hochuli Freund/Stotz 2021, P172).
• Kooperation: Die gemeinsame Suche nach Informationen macht die Klientin zur Expertin ihrer eigenen Situation und ist bereits eine erste Intervention (Hochuli Freund/Stotz 2021, P174).

Vorgehen

Zu Beginn muss sich die Fachkraft über den Kontext (Organisation, eigene Rolle), die Aufträge, objektive Daten und involvierte Systeme klar werden. Die Situationserfassung verläuft oft in mehreren Phasen und bleibt eine kontinuierliche Aufgabe (Hochuli Freund/Stotz 2021, P175).

8.3 Methodische Hilfsmittel

Zur Strukturierung der Informationssammlung stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung.

Arbeitsregeln

Müller (2017) formuliert sieben Arbeitsregeln für die "sozialpädagogische Anamnese", die eine Haltung der Offenheit betonen, z.B. einen Fall wie einen unbekannten Menschen kennenzulernen und sensibel mit Hintergrundwissen umzugehen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P177).

Strukturierungsmöglichkeiten

Je nach Praxisfeld gibt es unterschiedliche Raster und Checklisten:

• Basisinformationen: Erfassung von Personalien und Entwicklungsbereichen (z.B. Cassée) (Hochuli Freund/Stotz 2021, P178).

• Systemische Ausstattungskategorien: Nach Staub-Bernasconi (z.B. körperliche, ökonomische Ausstattung, Handlungskompetenzen) (Hochuli Freund/Stotz 2021, P179).

• Stationäre Einrichtungen: Umfassende Erfassung inklusive Vorgeschichte (Hochuli Freund/Stotz 2021, P181).

  Abb. 7: Gliederungsmöglichkeit einer sozialpädagogischen Situationserfassung (Hochuli Freund/Stotz 2021, P181)

  • Auftrag
    • Auftrag der Organisation
    • Organisationsstruktur (u.a. Teamkonstellation)
    • Einweisungsgrund und einweisende Stelle
    • Rechtliche Situation
    • Auftrag/Aufträge bezüglich Klientin (von wem?)
  • Person
    • Alter, Geschlecht
    • Körperliche Merkmale (Erscheinungsbild)
  • Wichtige Daten aus der Vorgeschichte der Klientin
    • Familiendaten und -situation
    • Soziales Umfeld (u.a. peer-group)
    • Verhalten
    • Fähigkeiten, Ressourcen
    • Schwierigkeiten, Probleme
    • Biografische Verlaufsdaten (u.a. Schule, Einrichtungen, befasste Stellen)
    • Beeinträchtigungen?
    • Krankheiten? (Diagnosen: von wann? von wem?)
  • Vorgeschichte in der Organisation
    • Team- und Klientinnen-Konstellation
    • Verhalten und Entwicklung Klientin
  • Gegenwärtige Situation
    • Veränderungen, Besonderheiten
    • Verhalten von Klientin
    • Thema, Problem

• Gruppen und Gemeinwesen: Erfassung von Infrastruktur, Demografie, Vernetzung und Austauschprozessen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P182).

8.4 Erkundungsgespräche

Das Erkundungsgespräch ist die geläufigste Methode, um Zugang zur subjektiven Sichtweise der Klientinnen zu erhalten.

Formen

• Erstgespräch: Dient dem Kennenlernen, der Klärung von Anliegen und Kontext sowie der Exploration der Situation. Es erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung (Kontakt herstellen, offene Fragen, Zusammenfassung) (Hochuli Freund/Stotz 2021, P184).
• Formelle und informelle Gespräche: Finden im laufenden Prozess statt, z.B. bei Zielvereinbarungen oder "en passant" bei gemeinsamen Aktivitäten im Alltag (Hochuli Freund/Stotz 2021, P185).

Narratives Interview

Eine Methode aus der Biografieforschung, um die subjektive Erlebenswelt und biografische Identität zu erfassen.

• Konzept: Durch eine "Stegreiferzählung" reproduzieren Klienten ihre Lebensgeschichte. Dabei wirken Zugzwänge des Erzählens: Gestaltschließungszwang, Relevanzfestlegungszwang und Detaillierungszwang (Hochuli Freund/Stotz 2021, P185).
• Phasen:
  1. Vorgespräch: Klärung von Sinn, Zweck und Rahmenbedingungen.
  2. Haupterzählung: Initiiert durch eine offene Eingangsfrage (z.B. "Erzählen Sie mir Ihre Lebensgeschichte..."). Die Fachkraft hört aktiv zu, ohne zu unterbrechen.
  3. Nachfragephase: Klären von Unklarheiten und Ergänzen von Lücken.
  4. Abschluss: Rückfrage nach Wichtigem, das noch nicht erwähnt wurde (Hochuli Freund/Stotz 2021, P186).
• Praxis: In der reinen Form oft zu aufwendig, aber die Prinzipien (offene Impulsfragen, Zuhören) sind für offene Erkundungsgespräche hoch relevant (Hochuli Freund/Stotz 2021, P190).

8.5 Beobachtung

Beobachtung ist das zielgerichtete Wahrnehmen von Situationen und Verhalten.

Wahrnehmung und Fehler

Wahrnehmung ist subjektiv und konstruktiv. Es besteht die Gefahr von Beobachtungsfehlern wie dem Primäreffekt (erster Eindruck steuert weitere Wahrnehmung), dem Halo-Effekt (eine Eigenschaft überstrahlt andere) oder dem Rosenthal-Effekt (selbsterfüllende Prophezeiung) (Hochuli Freund/Stotz 2021, P192). Professionelle Beobachtung erfordert daher Selbstreflexion und die Trennung von Beschreibung und Bewertung.

Formen der Beobachtung

• Fremd- vs. Selbstbeobachtung: Beobachtung von Klienten vs. Reflexion des eigenen Verhaltens/Befindens.
• Unstrukturiert (frei) vs. Strukturiert (systematisch): Alltagsbeobachtung vs. planmäßiges Vorgehen mit definierten Kriterien.
• Teilnehmend vs. Nicht-teilnehmend: Beobachter ist Teil des Geschehens (aktiv/passiv) vs. Außenstehender (direkt/technisch vermittelt) (Hochuli Freund/Stotz 2021, P193).

Beobachtungsbogen

Standardisierte Einschätzungsbögen vermischen oft Beobachtung und Bewertung und sind teils defizitorientiert. Empfohlen wird die Entwicklung fallspezifischer Beobachtungsbögen, die auf einer konkreten Fragestellung basieren (W-Fragen: Wen, Was, Wo, Wann, Warum, Wozu, Wie). Ein solcher Bogen sollte Rubriken für themenbezogene Beobachtungen, Selbstbeobachtung und Kontextinformationen enthalten (Hochuli Freund/Stotz 2021, P195).

8.6 Aktenstudium

Das Aktenstudium ist die reflektierte Erfassung von Informationen aus schriftlichen Unterlagen (Berichte, Gutachten, Protokolle).

• Funktion von Akten: Dokumentieren Entwicklungen, Interventionen und Entscheidungen. Sie sind jedoch Konstruktionen sozialer Wirklichkeit durch Professionelle und enthalten oft subjektive Sichtweisen und Zuschreibungen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P201).
• Vorgehen: Akten sollten mit kritischer Distanz und Leitfragen analysiert werden (z.B. Wer hat was zu welchem Zweck geschrieben? Wo ist die Klientenperspektive?). Ziel ist es, Fakten zu entnehmen, ohne Etikettierungen ungeprüft zu übernehmen (Hochuli Freund/Stotz 2021, P204).

8.7 Reflexion des Prozessschrittes

Die Methoden werden anhand von fünf Kriterien reflektiert:

• Erkundungsgespräche: Sehr gut geeignet für Kooperation, Zielsetzung und Ethik.
• Beobachtung: Wichtig für die Fachebene, erfordert aber Reflexion hinsichtlich Ethik und Partizipation.
• Aktenstudium: Dient der Fachebene, birgt Risiken für die Unvoreingenommenheit (Hochuli Freund/Stotz 2021, P206).

Evaluationsfragen helfen zu überprüfen, ob alle relevanten Informationen erfasst, Aufträge geklärt und die Perspektiven der Beteiligten einbezogen wurden (Hochuli Freund/Stotz 2021, P208).

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Quellennachweis

Die in diesem Artikel verwendeten Buchzitate wurden verifiziert und dokumentiert. Für detaillierte Quellenangaben mit exakten Textstellen siehe: Evidenzdatei Situationserfassung

Quellen

• Hochuli Freund, U., & Stotz, W. (2021). Kooperative Prozessgestaltung in der Sozialen Arbeit. (Kapitel 8).

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