8.6

Aktenstudium

Eine dritte Möglichkeit der Situationserfassung stellt das Aktenstudium dar.
Es ist eine Methode zur reflektierten und fokussierten Erfassung von
Informationen aus schriftlichen Unterlagen. Dabei stützen sich
Sozialarbeiterinnen auf schriftliche Notizen, Berichte, Gutachten, Protokolle,
Hilfepläne, Einträge, Verfügungen etc., welche Professionelle aus der
Sozialen Arbeit oder einer anderen Profession im Zusammenhang mit einer
Hilfestellung für eine Klientin angelegt haben. In Organisationen der
Sozialen Arbeit führen Professionelle in der Regel Akten über Klienten.
Akten erfüllen eine bestimmte Funktion. Sie zeigen Entwicklungen über
Klienten, halten Interventionen, Vereinbarungen mit ihnen fest sowie
wichtigste Ereignisse, Problemkreise. Sie enthalten Daten über die
Verlaufsgeschichte in der Organisation und bieten eine Grundlage für
Analysen, Erklärungen, Entscheidungen für das weitere Vorgehen von
Professionellen. Sie geben darüber Auskunft, welche Ziele anvisiert und
erreicht und welche Entscheidungen gemeinsam getroffen oder verfügt
wurden. Sie bilden den Nachweis der Legitimität des professionellen
Handelns. Sie verweisen auf wichtigste Probleme und Themenstellungen
und enthalten idealerweise Angaben zu Ressourcen wie auch die
Perspektiven jeweils aller am Unterstützungsprozess Beteiligter u. a. m.
Allerdings ist es für Akten charakteristisch, dass sie eine Form von
Konstruktion sozialer Wirklichkeit durch Professionelle darstellen (vgl.
Merchel 2004:23) und damit vornehmlich deren Sichtweise enthalten. Das
kann dazu führen, dass jeweils nur einzelne Aspekte einer Person und Teile
ihrer Biografie in einseitiger Weise erfasst werden. Akten fassen
Ausschnitte aus der Realität zusammen, verdichten sie, reduzieren die
Komplexität und selektionieren. Sie erfassen einzelne Facetten von einem
Menschen, seiner Lebensgeschichte, Ausschnitte aus bestimmten
Lebensbereichen und aus der Kooperation mit Professionellen der Sozialen
Arbeit. Sie enthalten objektive Daten, subjektive Einschätzungen,
Diagnosen, was zur hilfreichen Erklärung spezieller Verhaltensweisen und
Situationen, aber auch zu einer einseitigen Fokussierung einzelner meist
problematischer Aspekte führen kann, wenn sich Zuschreibungen nicht nur
auf das Verhalten, sondern auf Menschen insgesamt beziehen (z. B. wird aus
der Beschreibung: »Er hat die Sozialarbeiterin angelogen« die
Zuschreibung: »Er ist ein Lügner«). Sie sind einerseits geprägt von der Logik
der jeweiligen Organisation, bilden anderseits das Resultat der von den
Professionellen bewerteten Koproduktion.
Sozialpädagoginnen sollen sich beim Aktenstudium der komplexen
Funktion und Eigenart der Akten bewusst sein. Sie sollen sich die
Bedeutung der gewählten Akten erschließen im Wissen, dass Akten je in
einem spezifischen Kontext zu einem ausgewählten Zeitpunkt mit einem
bestimmten Zweck angelegt worden sind (z. B. Austrittsbericht für einen
15-jährigen Jugendlichen aus einer stationären Einrichtung). Damit
allfällige Bewertungen oder Einschätzungen nicht ungefragt übernommen
werden, ist das Aktenstudium vorbereitet anzugehen. Dies kann dadurch
geschehen, dass der Sozialarbeiter ein spezielles Frageraster entwickelt, mit
dem die gewonnenen Informationen geordnet werden können. Zudem soll
