• effektiv (zeigen, gemessen an Zielen, bestimmte Wirkungen),
• effizient (gemessen an der erwünschten Wirkung erscheint der Aufwand
lohnend),
• rechtlich und berufsethisch legitimiert durchgeführt werden
sollten« (ebd.).
Bei der Dokumentation ist wichtig zu wissen, was der Gegenstand der
Dokumentation ist: Wird ein gemeinsam ausgehandeltes Ziel festgehalten,
eine Arbeitshypothese der Professionellen, die Durchführung einer
vereinbarten Intervention u. a. m. Sozialpädagogen soll die Differenz
zwischen Realität und Dokumentation stets bewusst sein. Dokumentationen
werden zu einem bestimmten Zweck erstellt und sie erfüllen eine
bestimmte Funktion (siehe unten). Deshalb ist es wichtig, dass Transparenz
hergestellt wird, wozu die Dokumentation dient. Dokumentationen sind
Schriftstücke, die dem Datenschutz unterstehen und von den Beteiligten
eingesehen werden können ( Kap. 4.2.4). Die Beteiligten sind über den
Umfang und Zweck der Dokumentation ins Bild zu setzen. In der Praxis
werden immer wieder Notizen, Tagesrapporte, generell Aufzeichnungen
gemacht, die nicht in die ›offizielle‹ Akte eingehen. Diese sind spätestens bei
Beendigung des Auftrags zu vernichten (vgl. Merchel 2004:35).
Die Dokumentation in den einzelnen Prozessschritten soll den Fokus
jeweils auf die Unterstützungsleistung richten, damit erkennbar (und
evaluierbar) wird, in welcher Art und Weise das fallbezogene methodische
Handeln hergeleitet und realisiert wurde. Würde man nur notieren, was
Klienten unternehmen oder unterlassen, wäre in den anschließenden
Reflexionen nicht ersichtlich, worin die Unterstützungsaufgabe bestanden
hat, ob und wie sie umgesetzt wurde; eine anschließende Evaluation (
Kap. 14) würde nur einen sehr einseitigen Blick auf den
Unterstützungsprozess ermöglichen. Bei der Dokumentation lässt es sich
nicht vermeiden, dass Verhalten von Menschen oder Gruppen bewertet und
damit etikettiert wird. Im Wissen um diesen Prozess sind Dokumentationen
im professionellen Kontext deshalb mit besonderer Sensibilität zu erstellen
(vgl. ebd.:37). Ein gutes Dokumentationssystem für die professionelle Arbeit
zeichnet sich demnach dadurch aus, dass für jeden Prozessschritt eine
spezielle Rubrik eingeräumt wird. Wichtig für den Bereich
Interventionsdurchführung ist es, dass die Interventionen, professionellen
Unterstützungsleistungen und Bewertungen in gesonderten Rubriken
aufgezeichnet werden können.
In den letzten Jahren wurden in verschiedenen Organisationen PCgestützte Dokumentationssysteme implementiert. Diese verschaffen eine
Vereinheitlichung und damit eine gewisse Übersicht über die
Dokumentation. Sie sind aber kritisch darauf zu prüfen, ob der Fokus auf die
Unterstützungsleistung gelegt wird, zwischen Beschreibung und Bewertung
unterschieden wird und der Aufwand in angemessener Weise zum Ertrag
steht. Kontinuierlich geführte Dokumentationen bilden die Grundlage für
das Verfassen von Berichten durch die Professionellen. Berichte nehmen in
der Sozialen Arbeit eine besondere Stellung ein, weil sie vielfach Grundlage
bilden für Entscheidungen, wie in einem Fall (weiter)gearbeitet werden soll
(z. B. ob eine Fremdplatzierung angezeigt ist, ob ein Integrationsprojekt mit
jungen Frauen aus Eritrea in einem Gemeinschaftszentrum finanziert
werden soll). Aus diesem Grund stellt das Verfassen von Berichten an
